こんにちは、たっつーです。
あなたははこんな会議を経験をしたことはありませんか？？
・会議に多数の関係者が集められる
・分厚い会議資料
・発言者が固定で発言しない人が多数
・出席したものの、メール連絡ですむような内容
・設定時間内に決めれない→会議が長引く
時間の無駄だとわかっていても、なんとなく参加してしまったり、上司や先輩に言われたから渋々参加するなんてことはたくさんあるかと思います。
改善した方がいいのはわかっていても何から始めたらいいのかよくわかりませんよね。
今回は、佐藤将之さん著の「ａｍａｚｏｎのすごい会議―ジェフ・ベゾスが生んだマネジメントの技法」を参考に会議の無駄をなくす方法を紹介していきます。
この本では、Amazonの会議で行われている会議の進め方やルールがまとめられています。
この本を読むことで、Amazon流の会議の技法を学ぶことができ、実践することで無駄な会議を減らすことができます。
・無駄な会議が多いと感じる人
・参加する会議が増えてきた人
・会議を主催することが多い人
本の詳細は最後に
目次
Amazon流の会議の不思議なルール
Amazonの会議には不思議なルールがあります。
・会議は沈黙から始める
・会議の資料は1ページか6ページ
・パワーポイントは不可、文章で書く
・出席者の上限は”ピザ2枚分”
沈黙？パワポはダメ？と不思議に思う方もいるかと思います。
自分の会社とルールが全く違う方もいるでしょう。
もう少し詳しく解説します。
会議は沈黙から始める
沈黙と会議って一見合わなそうですよね。
沈黙よりも活発に発言した方がいいじゃんって思うかもしれません。
ただAmazon流の会議では沈黙から始めます。
これはただ沈黙するだけではなく、会議資料を黙読するのです。
みなさんは会議中にこんなこと経験ありませんか？
資料のこの部分だけど・・・
それは資料の後半に記載してます。
このように既に書いてある内容、説明が予定されている内容を質問することをAmazon創業者のジェフ・ベゾスは嫌ったみたいです。
確かに一瞬のやり取りに思えますが、時と場合によっては会議の流れを止めてしまったり、話の脱線に繋がりかねませんよね。
そこで初めの数分を会議資料の読み込みに時間を割くことで無駄な質問を減らし効率を上げるのです。
会議資料はパワーポイントは不可、文章で書く
Amazon流の会議ではパワーポイントはNGです。
そして資料はナレーティブ形式（文章形式）で書くことがルールなんです。
これは、Amazonではその場で読んですぐに理解できる文章が資料作成の必須条件となっているからです。
僕の会社では資料を作るときはパワーポイントが主流なので、Amazonほどの最先端をいく大企業が文章の資料が必須いうのはびっくりですよね。
パワポのメリットは要点がまとめられているので理解しやすいことが挙げられます。
ですがその反面に行間を読むことで人によって解釈の違いが生じやすいというデメリットがあります。
また文章の資料を作成することで、パワポよりも辻褄が合わない部分がないようにきちんと生合成を合わせて資料作成をするようになります。
確かにパワポだと口頭で説明すればいいやって思いがちかも・・・
会議の資料は1ページか6ページ
文章形式だと1つの資料が長くなってしまうと思いませんか？
そこでAmazonのもう1つのルールです。資料は1ページか6ページにまとめるのです。
1ページで資料を作るときは、アイデアのラフなプランを説明するときや、プロモーションの概要を説明するときです。
6ページの資料は1枚で説明できないような大きいプロジェクトの時につくられます。
それでも6枚にまとめるのはすごい・・
資料を1枚や6枚に収めるのは結構大変なことだってあります。それをまとめるためにAmazonでは読みやすい文章にするために次のことが徹底されています。
・結論ファーストで書く
・ピリオドを忘れい
出席者の上限は”ピザ2枚分”
ピザ2枚分ってイメージわかないですよね笑（さすがアメリカ！！）
人数で言うと6〜8人くらいのイメージです。
みなさんも10人以上が大きい部屋に集まって会議とかしたことありませんか？
結局、1人がずーと喋って大多数が聞いてるだけみたいな「メールでやれよ！！」っていう会議。
関係のある人全員が集まるよりも、その問題に対応できる数人が集まって話した方が何倍も効率的です。
Amazonにはそもそも何十人も入れる会議室はないそうです。
無駄な会議をスリム化するヒント
ここからは、会議をスリム化させるヒントを紹介していきます。
日本の会議では 無駄な要素が多いです。
今回は「ａｍａｚｏｎのすごい会議―ジェフ・ベゾスが生んだマネジメントの技法
」で述べられている、会議の数、出席者、時間をスリム化するヒントを紹介します。
開催回数を減らす
あなたは自己満足で会議を開いていませんか？
どこにも会議が好きな上司はいます。
会議を開く事で自分の優位性を誇示したり、簡単なことを聞くために人を集めることもあります。
こういった上司が身近にいる場合は、「会議の目的はなんですか」と聞いてみてください。
納得すれば出席すれば良いし、納得できなければ勇気を出して、「私には関係ないので欠席します」と言いましょう。
上司でも、効率を上げることが優先です。多少言いづらいと思いますが、無駄な会議に参加して効率が悪くなるよりはマシです。
もしあなたが会議を開く側の時は、キャンセル可能のルールを入れてみてください。
事前にこのルールを作っておけば、お互いに妙な気遣いも無くなります。
重要なのは会議を開くことが目的ではないということです。
しっかりと目的を意識して会議に臨みましょう。
出席者を減らす
必要でない人が増えると議題が脱線しやすくなります。
そういうとき、会議の招集をかける時に、必須参加者と任意参加者に分けると良いです。
その人がいないと状況がわからない、話が進まないという人は必須参加者。
こんな会議を開くので発言したければ参加してねくらいの人は任意参加者。
これから会議を開くときはこの2つをもう一度考えてみてください。
ただ招集のメールが来たら、必ず参加しなければならないと思ってしまいます。
会議のオーナーが少し工夫することで会議はグッとスリムになります。
時間を減らす
会議の時間を左右するのはオーナーのファシリテーション力です。
何をしたらいいかわからないときは次のことを意識してみてください。
・初めに会議の目的、ゴールを共有する
・会議資料は文章で作り、会議の初めに黙読する
・オンライン会議を活用する
・適当に会議時間を設定しない（必要に応じて15分や30分で設定する）
まずはここらへんを意識するだけでも、会議の時間は減らせると思います。
ここができたら、ファシリテーションスキルなどを学ぶといいかもしれません。
また、最近はオンライン会議が主流になりましたが、対面の方が良い会議もあります。
何も考えずにただオンラインの会議にするよりも、もう一度会議の目的を考えて会議設定してみてください。
まとめ
今回はAmazon流の会議のルールと無駄な会議をなくすヒントを紹介しました。
さすがはAmazonですね。会議も超効率的なのがよくわかります。
会議をスリム化するヒントでも、シンプルな事ではありますが、意外とできていないことも多かったのではないでしょうか。
会議はこの先も無くならないと思うので少しでも無駄な会議は減らしたほうが良いです。
ぜひあなたもこの本を参考に無駄な会議を削減してみてください。
この記事が少しでもお役に立てれば光栄です。
本の情報
| タイトル | ａｍａｚｏｎのすごい会議―ジェフ・ベゾスが生んだマネジメントの技法 |
| 著者 | 佐藤将之 |
| 出版社 | 東洋経済新報社 |
| 出版日 | 2020/9/18 |
この本はKindle Unlimitedで読むことができます！
