こんにちは！たっつーです。
みなさんは月にどれくらい残業をしていますか？
ここ最近は、働き方改革によりこれまで残業を当たり前のようにやっていた企業が残業抑制をするようになりつつありますよね。
これまでは、効率が悪くても残業をすることでカバーできていたのですが、それができなくなっています。
そのため仕事において、いかに時間内で最大の成果を出すかが求められてきています。
仕事を早く終わらせるにはいろいろな方法がありますが、時間管理をきちんと行うことが必要不可欠になります。
せっかく計画的に業務を進めていたのに、上司から突然仕事を振られて残業するなんて経験ありませんか？
日々のルーチン業務から突発的に発生する業務などマルチタスクが増えていくと時間管理をしないと仕事が終わらなくなってきます。
さらに役職が上がり出世をすればするほどこの時間管理は重要になってきます。
今回の記事では時間管理のコツについてお伝えしていきます！
この記事を参考にして時間管理術を身につけることで残業時間をゼロにしていきましょう！
目次
時間管理でまずやることは可視化すること
時間管理をする上で最初にやるべきことはタスクを可視化することです。
何も考えずに目の前のタスクから取り掛かっていると、実は優先順位の高いタスクがあったときに途中でやめて取り掛かってしまったりと余計時間がかかるようなことをしてしまう場合があります。
自分がやらなくてはいけない仕事の量はどれだけあるのか確認する上でも、タスクの洗い出しをすることが重要です。
洗い出しはメモ帳などに書き出して目で見えるようにすると漏れが少ないです。
次に書き出したタスクに優先順位をつけていきましょう。
優先順位をつけることで先ほどのように仕事の途中で別の仕事をやり始めてしまうようなことを防ぐことができます。
原始的だけど付箋に書くのがおすすめ！
タスクの期限を設定する
優先順位をつけたらそれぞれのタスクに期限を設定していきます。
基本的には元々締切が設定されているタスクを優先的に処理するのが良いです。
期限については少し時間的な余裕をもって設定するようにしましょう。
仕事をしていく中では突発業務やトラブル対応などイレギュラーな業務が急に発生する場合があります。
そのような業務は総じて優先順位が高いので、それらを対応していてタスクが終わらなかったとならないようにタスクの期限は余裕をもって設定しましょう。
タスクをスケジュール化する
タスクの期限が決まったらそれをいつするのかスケジュールに組み込んでいきましょう。
こちらのポイントは1日に詰め込み過ぎないことです。
できるだけ満遍なく組み込むことでイレギュラー業務が発生した場合にスケジュールが遅れるようなことが少なくなってきます。
逆にタスクを処理していく中で時間的な余裕ができた場合に、スケジュールを見直して次のタスクを前倒しで取り掛かるようにしましょう。
タスクが終わったら振り返る
最後に1日や1週間という単位でスケジュールの振り返りを行うとより時間管理の精度が上がってきます。
日本人にありがちなのは、計画と準備は入念に行うけど振り返りは疎かにしがちです。
振り返りをすることで、「このタスクはこれくらい時間がかかるから次はもっと余裕をもって期限を設定しよう」といったように次のスケジュール設定に活用できます。
そのように定期的にスケジュールやタスク期限の見直しを行うことで、より時間管理が上手くなってきますので、振り返りの時間をスケジュールに組み込んでも良いでしょう。
時間管理ができる=自己管理ができる
時間管理ができるようになると自己管理もできるようになります。
自分に甘い人ほどダラダラ仕事をしてしまいます。
自分が決めたスケジュールを予定通りこなすことを習慣化させることで、行動力・実行力のある社会人になっていきましょう。
こちらの記事ではさらに仕事を早く終わらせるコツが紹介されている本の紹介をしています。ぜひ読んでみてください！
