こんにちは。たっつーです。
みなさんは新人研修などで社会人は「報連相」が大事だって言われたことありませんか？
新社会人になり会社の研修を受けると必ずといっていいほど「報連相」の話が出てくることが多いです。
報連相は「報告・連絡・相談」の頭文字をとった略称で、ビジネスシーンでは基本でありながら重要なスキルです。
わかってるよ！と思った方もいるかもしれませんが、意外と報連相ができていない人が多いです。
報連相ができないことによって信頼関係を構築することができなかったり、出世にも影響する場合があります。
組織では必ず必要なスキルとなりますので、今回の記事では報連相を上手くやっていくポイントについて解説していきます。
目次
そもそも報連相とは
そもそも報連相ってなんでしょう。
答えられますか？改めて考えると難しいですよね。
僕が思う報連相はこんなイメージです。
報告：仕事の進捗や結果を先輩・上司に伝えること
連絡：仕事の状況や業務に変化があったときに関係者へ伝えること
相談：上司や周囲の仲間に業務で発生した問題に対して意見を求めること
基本的には全て伝える行為になるかと思いますが、相手が違ったり使う場面が違います。
「報連相」を徹底する会社は多いですが、報連相が機能しているところは意外と少なかったりします。
しっかりとそれぞれのポイントを押さえ、適切な報連相を行う事が大事です。
報告のポイント
①結論を先に伝える
結論を先に伝えることで上司が全体像を把握しやすく指示を出しやすい効果があります。
確かにそれまでの経緯や原因を話すことは大切ですが、結論が分からないとそれに対してどのような指示を出せば良いか考える時間が増えてしまいお互い無駄な時間を過ごすことになります。
順序立てて話をするのが苦手な方は事前に報告内容の起承転結をメモにとるなどして事前に整理しておきましょう。
②マイナスな報告はスピードが命
仕事で失敗してしまったときやお客様からクレームをもらったときなど、怒られることを恐れて報告を躊躇してしまう方もいるかと思います。
しかし、マイナスな報告ほど早く報告したほうが結果的に良かったと思うことが多いです。
上司の顔色を伺って報告を遅らせていると、その間に二次的な問題が発生してしまったりすると何故報告しなかったのか?と余計怒られる羽目になります。
どちらにしてもいつかは報告しなければならないのであれば最短で報告することを心がけましょう。
連絡のポイント
①正確な情報を伝える
連絡のポイントとしては正確な情報を伝えることです。
個人の意見を入れてしまったり、曖昧な表現を混ぜて伝えてしまうと聞いている人に伝わりづらく誤った行動をとってしまう恐れがあります。
事実を端的に、そして正確に伝えることを心がえけましょう。
②重要な連絡は文書に残す
ちょっとした連絡などは口頭で伝えるだけでも良いと思いますが、重要で皆に覚えておいてほしい連絡などはメールや資料などの文書に残しておくことが大切です。
日々業務で忙しなく動いている中に都度口頭で連絡をされても、なかには覚えてもらえずうまく伝わらなかったということが発生するケースがあります。
重要な連絡は口頭で伝えるのはもちろんですが、文書に残して後で皆が見返せるようにしましょう。
相談のポイント
①相談する内容を整理してから相談する
相談するときに何も考えずに話したいことを話してしまうと、相手が情報を整理するのに時間がかかり的確なアドバイスがもらえないケースがあります。
そこで相談する前に事前に内容を整理するように心がけましょう。
相談する際は以下の3つのポイントを明確にすると良いです。
・現在の状況
・目指すところ
・現在までの試したことやその経過
上記を明確にして相談することで、今どういう状況でどうしたら良いのか?相手が分かりやすく適切なアドバイスが出しやすくなります。
②包み隠さず情報を伝える
相談をするときは言いにくい内容でも包み隠さず話をするほうが良いです。
後出しで情報を伝えるとそれまでしていたアドバイスの内容が変わってしまって、もう一度別のアドバイスをしなければならなくなるケースがあります。
最初に包み隠さず情報を伝えることで一回のアドバイスで済むことができますので互いに有意義な時間を過ごすことができます。
まとめ
報連相のコツをお伝えしましたが、最初から全てできる人はいません。
新社会人の方はまずは報連相の頻度を高くすることを意識しましょう。
細かいことでも自分で判断しないで周りに聞いてみることで、結果的に仕事がうまく進められるようになっていきます。
慣れてきたら上記のことを意識して質の高い報連相を実行していきましょう。
